A digitális transzformáció korában a vállalatok egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek a belső folyamatok optimalizálására és a munkatársak támogatására. Ebben a kontextusban egy munkafolyamat-támogató, AI-alapú szoftver bevezetése rendkívül előnyös lehet. Az alábbiakban bemutatjuk egyedi, AI-alapú megoldáunk, a DocuART üzleti alkalmazhatóságát és előnyeit.
Egyedi, AI-alapú szoftver: több mint chatbot
Mint minden vállalatnál, úgy cégünknél is számos dokumentáció és folyamatleírás áll rendelkezésre a munkavállalók számára. Ezek sokszor több tíz, de akár több száz oldalas leírások is lehetnek, ami nagyban megnehezíti a dokumentumok feldolgozását, és a benne leírtak elsajátítását - főleg, ha egy új kollégáról van szó. Innen jött az ötlet: mennyivel egyszerűbb dolgunk lenne, ha segítségünkre lenne egy virtuális asszisztens, aki bármilyen belső folyamatról, leírásról szóló kérdésre azonnal megtalálja a választ.
A DocuART nem egy hagyományos chatbot, hanem egy projektalapon kialakított, személyre szabott AI-megoldás. A vállalati információkat, akár PDF, Word dokumentum, adatbázis vagy ERP-adatok formájában van, strukturált, azonnal használható tudássá alakítja. A rendszer a statikus adatokat aktív üzleti erőforrássá teszi, miközben megfelel a legszigorúbb vállalati biztonsági és adatkezelési elvárásoknak.
A fejlesztés kulisszatitkai
A megoldás alapjait egy jelentős magyarországi biztosítóval közösen alakítottuk ki, valós üzleti igények és szigorú iparági követelmények mentén. A stratégiai partnerség garanciát jelent arra, hogy a rendszer nem csupán koncepció szintjén működik, hanem éles, nagyvállalati környezetben is megbízhatóan teljesít. A rendszert úgy terveztük, hogy a munkatársak gyors választ kapjanak a belső szabályozásokkal kapcsolatos kérdéseikre, valamint AI támogatással egyszerűen frissíthessék a dokumentumokat. Így az aktuális, naprakész tudás folyamatosan elérhető marad. A manuális információkeresésre fordított idő akár 70–80%-kal is csökkenthető, mivel a rendszer egységesen kezeli, indexeli és értelmezi a teljes dokumentumállományt. Emellett a DocuART fejlesztésének első szakaszában egy interaktív felhasználói felületet fejlesztettünk, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nyilvánosan elérhető dokumentumokból származó információkra kérdezzenek rá.
A fejlesztés második szakaszában a célunk az volt, hogy a rendszer bizalmas információkat is kezelni tudjon, és képes legyen speciális dokumentumtípusokat feldolgozni. Ennek keretében a DocuART képes privát dokumentumok biztonságos kezelése és integrálására, speciális dokumentumtípusok feldolgozására, mint belső utasítások, folyamatleírások, és kérdés-válaszok. Továbbá a fejlesztés keretét képezte az Azure felhőszolgáltatásokkal való integráció megoldása is.
Üzleti potenciál: az adminisztrációtól az értékesítésig
A fejlesztés harmadik szakaszában az alkalmazás képességei tovább bővültek: az adatbázisokban tárolt strukturált információkat is hasznosítani tudja. A főbb megvalósítandó feladatok az alábbiak voltak: először is adatbázisséma-elemek szemantikus annotálása, úgy mint metaadatok hozzáadása, kapcsolatok feltérképezése. Emellett rugalmas adatforrás-integrációra és intelligens adatbázis-lekérdező asszisztens fejlesztésére (természetes nyelvű interfész SQL lekérdezések generálására) is kiterjedtek a fejlesztési feladatok. Végül, a Langchain alapú komplex asszisztens implementálása, és egy átfogó tesztelés és dokumentáció zárta a fejlesztés harmadik szakaszát. A DocuART így használható az adatbázisokból származó információkat a meglévő tudásbázissal kombinálni, amely pontosabb és részletesebb válaszokat eredményez.
A DocuART egy hosszú távon skálázható platform, amely a vállalati folyamatok automatizálásának stabil alapját adja, és zökkenőmentesen illeszthető a meglévő vállalati rendszerekhez, például CRM- és ERP-környezetekhez. Ezentúl a rendszer képes a releváns információk kinyerésére és értelmezésére meglévő adatbázisokból és vállalatirányítási rendszerekből, így a döntések naprakész adatokra épülhetnek. A fejlesztési irány része, hogy az asszisztens az ERP-adatok alapján önállóan állítson össze és küldjön ajánlatokat az ügyfeleknek, egyszerre támogatva az értékesítési folyamatokat és a megalapozott döntéshozatalt. Célunk, hogy hosszabb távon a DocuART közvetlen lakossági kommunikációra is alkalmassá váljon, csökkentve az ügyfélszolgálati terhelést és gyorsítva a kiszolgálást.
Technológiai fölény az operatív működés szolgálatában
A leggyakoribb vállalati kihívások közé tartozik a széttagolt információáramlás, az eltérő értelmezésű belső szabályok és folyamatok, valamint az, hogy a döntésekhez szükséges adatok több rendszerben, eltérő formában érhetők el. Ez lassítja az operatív döntéshozatalt, növeli a hibalehetőségeket, és felesleges egyeztetési köröket generál a szervezeten belül. Emellett komoly terhet jelent a manuális információkeresés, a dokumentumok naprakészen tartása, valamint az új munkatársak betanítása is, miközben a működésnek folyamatosan alkalmazkodnia kell a változó üzleti és szabályozói környezethez.
A DocuART saját fejlesztésű technológiája nem egyszerű információkeresést végez, hanem a vállalati tudást összefüggéseiben értelmezi. A gráfadatbázis-alapú megközelítés lehetővé teszi, hogy a rendszer felismerje a személyekhez, folyamatokhoz, eseményekhez és szabályozásokhoz kapcsolódó kapcsolatokat, így a válaszok mindig a teljes működési kontextust tükrözik.
Egyedi megoldás, projektalapú megvalósítás
A DocuART nem dobozos termékként kerül bevezetésre, hanem minden esetben az adott szervezet működéséhez igazított, egyedi projektként valósul meg. A fejlesztés a megrendelő üzleti céljaihoz és folyamataihoz illeszkedik, nem fordítva. A bevezetést részletes üzleti és folyamatfelmérés előzi meg, amely biztosítja, hogy a rendszer pontosan az adott szervezet specifikus igényeire, valamint a használt bemeneti formátumokra (például PDF, DOCX) legyen optimalizálva. A gráf alapú architektúra lehetővé teszi, hogy a rendszer a felhasználók számának vagy a kezelt dokumentumállomány növekedésével is stabil és gyors válaszidőt biztosítson, hosszú távon is támogatva a növekedést.